Организация кадрового делопроизводства

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ КАДРОВОГО ОРГАНА

* Приказы по личному составу

* Основания к приказам по л/с

* Приказы по основной деятельности

* Документы воинского учета

* Документы для Пенсионного фонда

* Примерный состав документов кадровой службы

* Основания к приказам по л/с – докладная и объяснительная записки, представления, протокол, акты

* Извещения, уведомления, направления, справки

Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы.

В практике налоговыми инспекторами допускается что если в штатном расписании предусмотрена должность юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при расчете на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально(ст.252 НК РФ).

Кроме того, подробно составленные должностные инструкции, трудовые договоры и штатное расписание как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров.

Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит очень важную информацию. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. О правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Это может затруднить получение права работника на досрочное назначение трудовой пенсии, в частности за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на "вредной" должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек, которые в соответствии со ст.66 ТК РФ являются основными документами для расчета трудового и страхового стажа работника.

В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.

Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала — это формирование достаточной базы нормативных документов.

Документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы.

В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения.

Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

В блоке "Документы по трудовому праву и охране труда" можно отметить пять нормативных правовых актов.

ПервыйТрудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.

Второй — Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.

Третий — Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.

Четвертый — Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации". Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы — это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.

ПятыйЗакон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)". Закон дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции.

Еще к одной группе нормативных актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами.

Во-первых, это ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.

Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы компании: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.

Во-вторых, это Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.

В-третьих, это унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Причем, ведение этих унифицированных форм согласно п.2 названного постановления обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности.

В-четвертых, это постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

"О трудовых книжках" и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

В-пятых, это межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г.№72. Эти документы также можно включить в перечень необходимых инструментов кадровика. С их помощью можно рассчитать численность сотрудников кадровой службы, а также определить количество времени, необходимого каждому из них для выполнения своих трудовых обязанностей.

Надо следовать рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, хотя они и не носят обязательного характера. Дело в том, что в большинстве случаев они упрощают работу с документами. Кроме того, инспекция труда придает большое значение этим инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать организацию.

Важно знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.

Создавая документы, специалистам кадровой службы необходимо руководствоваться в своей деятельности следующим:

1. Вид внутренних документов, порядок их разработки, утверждения и т.д. применяется тот, который удобен для данной организации;

2. Вид внешних документов должен подчиняться общим правилам придания данным документам юридической силы;

3. Храниться документы в организации должны с учетом требований архивной службы.

1. Работодатель обязан соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

2. Документ может издаваться только в пределах своей компетенции;

3. Работодатель обязан соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документов.

Общие вопросы организации кадрового делопроизводства

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 6

Общие вопросы организации кадрового делопроизводства

Организация кадрового делопроизводства необходима для упорядочения работы с персоналом, обеспечения соблюдения требований трудового и налогового законодательства. Небрежность в ведении кадрового делопроизводства может негативно отразиться на благополучии организации в связи с тем, что при исчислении ряда налогов затраты принимаются при условии их документального подтверждения, при отсутствии обязательных документов об оформлении работников на работу работодатель может быть привлечен к административной ответственности и т.д. В статье системно рассмотрены общие вопросы организации кадрового делопроизводства — состав кадровой документации, примерный перечень документов по управлению персоналом в организации, нормы права, регламентирующие различные аспекты работы с кадровыми документами, а также общие требования к оформлению кадровой документации.

Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, т.к. позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:

— оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;

— организовать учет личного состава;

— обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников предприятия;

— обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;

— оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;

— обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсаций, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;

— организовать учет рабочего времени;

— обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;

— организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам.

Эти и другие задачи требуют проведения документирования процедур управления персоналом и разработки соответствующих документов. В зависимости от своего функционального назначения вся кадровая документация подразделяется на 2 группы (рис. 1) и включает в себя:

— организационные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание, положение о службе управления персоналом;

— распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;

— персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;

— учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;

— плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;

— отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Примерный состав кадровой документации предприятия

¦ Состав кадровой документации предприятия ¦

¦ Локальные нормативные акты, ¦¦ Документы по кадровым функциям ¦

¦ связанные с управлением персоналом ¦¦ ¦

¦ Предусмотренные ¦¦Непредусмотренные ¦ +—>¦ Основания к приказам ¦

¦ ¦ организаций ¦¦ ¦ Документы для ¦ +—>¦ Первичные учетные ¦

¦ ¦ с учетом ¦ ¦делопроизводством¦ +—>¦ Личные документы граждан¦

Примерный перечень документов, разрабатываемых в ходе управления персоналом организации, представлен в табл. 1.

Примерный перечень документов по управлению

персоналом в организации

и приема на работу

— Заявление о приеме на работу

— Трудовой договор (соглашение)

— Приказ (распоряжение) о приеме работника

(работников) на работу

— Личный листок по учету кадров (анкета)

— Дополнение к личному листку по учету кадров

(дополнение к анкете)

— Устав (положение об) организации

— Правила внутреннего трудового распорядка

— Положение о структурном подразделении

— Структура и штатная численность

— Приказ о распределении обязанностей между

— График предоставления дополнительных дней отдыха

— Заявление об установлении (отмене) неполного

— Заявка о проведении сверхурочных работ

— Протокол заседания выборного профсоюзного органа

в случае его наличия в организации

— Приказ о проведении сверхурочных работ

— В каждом подразделении ведется специальный журнал

учета сверхурочных работ

— На основании этих журналов составляется сводный

журнал учета сверхурочных работ по организации

— Приказ о привлечении к работе в день (дни) отдыха

— Заявление об отгуле(ах)

— Распоряжение о предоставлении отгула(ов)

— Положение об оплате труда и материальном

— Положение об организации оплаты труда работников

— Положение о премировании персонала

— Положение о социальных выплатах и льготах

— Положение о порядке выплаты надбавок за стаж работы

— Положение о выплате надбавки за ученую степень

— Положение об обязанностях и оплате труда отдельных

— Представление о поощрении

— Издание приказа (распоряжения) о поощрении работника

— Положение о проведении конкурсов профессионального

мастерства на звание «Лучший по профессии»

— Положение о почетном звании (грамоте)

— Положение о знаке отличия «Профессионал»

— Положение об организации трудовых соревнований

— Этический кодекс организации

— Положение о работе с резервом кадров для выдвижения

на руководящие должности

— Положение о проведении аттестации персонала

— Положение о профессиональном обучении кадров

— Положение о системе непрерывного фирменного

— Положение о конкурсном отборе специалистов,

направляемых в аспирантуру (докторантуру) для целевой

— Положение о комиссии по отбору руководителей

и специалистов на руководящие должности организации

— Положение о подготовке руководителей и специалистов

для работы за рубежом

— Положение о работе с молодыми специалистами с высшим

и средним профессиональным образованием

— Положение о прохождении стажировки специалистов

служб управления персоналом

— Положение об управлении деловой карьерой персонала

— Заявление о предоставлении отпуска

— Приказ (распоряжения) о предоставлении отпуска

— Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

— Заявление об увольнении

— Представление о расторжении трудового договора

— Протокол выборного профсоюзного органа

— Приказ (распоряжение) о прекращении действия

трудового договора с работником (работниками)

При документировании необходимо помнить, что фиксация информации на бумаге или ином носителе, выполненная в соответствии с нормативными требованиями, обеспечивает юридическую силу документа (табл. 2).

Нормы права, регламентирующие различные аспекты

работы с кадровыми документами

Группа правовых норм

Наименование нормы права

Целью ТК РФ является защита прав

и интересов и работников,

и работодателей, а основной задачей —

«создание необходимых правовых

условий для оптимального согласования

интересов сторон трудовых отношений,

ГК РФ устанавливает правовые основы

деятельности юридических лиц,

а также документирования этой

деятельности. В ряде статей ГК РФ

установлены требования к содержанию

устава и учредительного договора,

на основании которого действуют

КоАП РФ устанавливает

административную ответственность в

случаях совершения административных

правонарушений должностными лицами

и организациями, в т.ч. в работе

с документами и информацией.

УК РФ устанавливает уголовную

ответственность за неправомерные

действия с документами и информацией

стандарты в сфере

работы с документами

— ГОСТ Р 6.30. — 2003

документации. Требования к

— ГОСТ Р ИСО 15489 — 1-2007

и архивное дело. Термины

Государственные стандарты в сфере

работы с документами определяют

правила создания, оформления

и работу с документами, образующимися

в деятельности любой организации

защиту интересов субъектов социально-

трудовых отношений и увеличивающих

эффективность управленческого труда.

Хотя некоторые положения стандартов

носят рекомендательный характер,

единые требования к документам

обеспечивают удобство работы

с ними, уменьшают затраты времени на

создание и обработку документов

по образованию (ОКСО)

служащих и тарифных

и организаций (ОКПО)

являются составной частью Единой

системы классификации и кодирования

информации и предназначены для

сопоставимости и автоматизированной

обработки информации в таких сферах,

как статистика, экономика и других,

для решения задач, связанных

с оценкой численности, учетом состава

и распределением кадров по

категориям, уровню квалификации,

условиям труда, вопросам обеспечения

занятости, организации заработной

платы, начисления пенсий, определения

дополнительной потребности в кадрах

на всех уровнях управления народным

хозяйством и т.п.

документов по кадрам

от 27.07.2006 N 152-ФЗ

«О персональных данных»

— Закон РФ от 25.10.1991

N 1807-1 «О языках народов

(ред. от 11.12.2002)

от 27.07.2006 N 149-ФЗ

и о защите информации»

от 10.01.2002 N 1-ФЗ

«Об электронной цифровой

(ред. от 08.11.2007)

от 25.12.2000 N 2-ФКЗ

«О Государственном гербе

(ред. от 30.06.2003)

— Указ Президента РФ

от 11.12.1993 N 2126

«О Государственном флаге

(ред. от 28.09.1999)

конституционный закон от

25.12.2000 N 1-ФКЗ

«О Государственном флаге

(ред. от 08.11.2008)

от 27.12.1995 N 1268

и уничтожения печатей

(ред. от 14.12.2006)

от 04.09.1995 N 870

«Об утверждении Правил

к различным степеням

(ред. от 22.05.2008) и др.

Федеральный закон «Об информации,

информационных технологиях и о защите

информации, определяет ряд терминов

информация и др.), обязывает

предприятия и организации всех форм

соответствующую требуемую информацию

Указанные документы содержат нормы,

которые необходимо учитывать при

составлении и оформлении деловых

документов, а также требования

к документам, пересылаемым с помощью

разнообразных средств связи,

требования к защите информации,

приданию документам юридической силы

(официальности) и т.д.

в федеральных органах

утв. Приказом Минкультуры

России от 08.11.2005 N 536

в службе кадров

организации (М.: ВНИИДАД,

Излагается общий порядок подготовки

и оформления управленческой

документации в министерствах

и ведомствах — особенности оформления

описывает процедуру документооборота

(от регистрации поступающего

в организацию документа до передачи

дел на архивное хранение).

Типовые инструкции используются

в организациях в качестве примера

для создания собственных регламентов

от 22.10.2004 N 125-ФЗ

«Об архивном деле

в Российской Федерации»

(ред. от 13.05.2008)

— Основные правила работы

Определяют порядок формирования,

хранения, учета и использования

Кроме того, работа со специфической

кадровая, торговая и другая)

регламентируется специальными актами

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления официального документа. Основные реквизиты документов по кадрам и требования к их оформлению приведены в табл. 3.

Общие требования к оформлению кадровой документации

Требования к оформлению

Должно соответствовать наименованию, закрепленному

в ее учредительных документах. Сокращенное наименование

организации приводят в тех случаях, когда оно

закреплено в учредительных документах организации.

Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже

Над наименованием организации указывают сокращенное,

а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех

случаях, когда оно закреплено в уставе (положении)

организации. Наименование на иностранном языке

располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения,

представительства, структурного подразделения

организации указывают в том случае, если оно

является автором документа, и располагают ниже

Проставляют по Общероссийскому классификатору

предприятий и организаций (ОКПО). Справочные данные об

организации включают: почтовый адрес; номера телефонов

и другие сведения по усмотрению организации (номера

факса, телекса, счет в банке, адрес электронной почты

Регламентируется уставом (положением) организации и

должно соответствовать видам документов,

предусмотренным УСОРД и ОКУД (классы 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают

Проставляют по Общероссийскому классификатору

управленческой документации (ОКУД)

Является дата его подписания или утверждения, для

протокола — дата заседания (принятия решения),

для акта — дата события. Документы, изданные двумя или

более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами (день

месяца, месяц, год), также допускается словесно —

цифровой способ оформления даты

Состоит из его порядкового номера, который можно

дополнять по усмотрению организации индексом дела по

номенклатуре дел, информацией о корреспонденте,

исполнителях и др. Регистрационный номер документа,

составленного совместно двумя и более организациями,

состоит из регистрационных номеров документа каждой из

этих организаций, проставляемых через косую черту

в порядке указания авторов в документе

Включает регистрационный номер и дату документа,

на который дается ответ

Указывают в том случае, если затруднено его определение

по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные

данные об организации». Место составления или издания

указывают с учетом принятого административно —

территориального деления, и оно включает только

Гриф ограничения доступа (конфиденциально, для

служебного пользования и др.) можно дополнять данными,

предусмотренными законодательством об информации

Могут быть организации, их структурные подразделения,

должностные или физические лица. При адресовании

документа должностному или физическому лицу инициалы

указываются перед фамилией. Наименование организации

и ее структурного подразделения указывают

в именительном падеже. Документ не должен содержать

более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым,

третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем

количестве адресатов составляют список рассылки

При утверждении документа должностным лицом гриф

утверждения документа должен состоять из слова

Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица,

утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии

и даты утверждения. При утверждении документа

несколькими должностными лицами их подписи

располагаются на одном уровне. При утверждении

документа постановлением, решением, приказом,

распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из

слова Утверждено и наименования утверждающего

документа в творительном падеже, его даты, номера

Пишется на документе соответствующим должностным лицом

и включает фамилии исполнителей, содержание поручения,

срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление

резолюции на отдельном листе

Включает краткое содержание документа. К тексту

документов, оформленных на бланках формата А5,

заголовок можно не составлять

Оформляется в виде анкеты, таблицы, связанного текста

или в виде соединения этих структур. Связанный текст,

как правило, должен состоять из двух частей. В первой

части указывают причины, основания, цели составления

документа, во второй (заключительной) — решения,

выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может

содержать одну заключительную часть (например,

приказы — распорядительную часть без констатирующей;

письма, заявления — просьбу без пояснения; справки,

докладные записки — оценку фактов, выводы)

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования документа состоит из слова

Согласовано, наименования должности лица, с которым

согласовывается документ (включая наименование

организации), личной подписи, расшифровки подписи

(инициалов, фамилии) и даты согласования. Внутреннее

согласование оформляется визой. Виза согласования

включает наименование должности и подпись лица,

визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы,

Это отметка о контроле за исполнением документа,

которую обозначают буквой «К», словом или штампом

Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество)

исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об

исполнителе располагают на лицевой или оборотной

стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

Включает следующие данные: ссылку на дату и номер

документа, свидетельствующего о его исполнении, или при

отсутствии такого документа краткие сведения об

исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет

храниться документ. Отметка об исполнении документа и

направлении его в дело должна быть подписана

и датирована исполнителем документа или руководителем

структурного подразделения, в котором исполнен

Созданием документов по кадрам и их обработкой занимаются работники службы кадров, эффективность работы которых напрямую связана с организационным, правовым, техническим и кадровым обеспечением деятельности этой службы:

— организационное обеспечение заключается в наличии отдела (службы, бюро) по кадровому учету и делопроизводству как самостоятельного структурного подразделения или должностного лица, ответственного за кадровый учет, подчиняющегося директору по персоналу, руководителю организации или его заместителю по администрированию;

— правовое обеспечение заключается в наличии нормативно-методической базы по работе с документом по кадрам, включающей федеральные нормативные акты, регулирующие вопросы трудового права работников, охраны их труда, трудовых отношений, права на доступ к информации о работниках, соблюдения ими государственной тайны и т.п.; межведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации документов по кадрам; внутриведомственные нормативно-методические документы (инструкции, рекомендации, правила и т.д.), отражающие технологию работы с кадровыми документами;

— техническое обеспечение заключается в наличии и использовании необходимых в процессе документирования и обработки документов по кадрам современных электронно-вычислительных и организационных технических средств, средств связи и передачи информации, а также информационных технологий;

— кадровое обеспечение заключается в наличии профессиональных квалифицированных работников для выполнения задач, поставленных перед отделом кадрового учета и делопроизводства.

Словарь кадрового делопроизводства. Документирование процедур управления персоналом — это запись информации о кадрах и кадровых процессах, проводимых в организации, на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

В целом формирование системы кадровой документации предполагает систематизацию состава кадровых документов по их назначению, цели разработки и периодичности исполнения. Затем необходимо унифицировать названия и виды документов и закрепить функции документирования по каждому из них, например, так, как это показано в табл. 4.

Система кадровой документации

Раздел и назначение

— Внесение в реестр новых видов

— Согласование и визирование

— Внесение в реестр новых видов

по личному составу

Заявление о приеме

Приказ о приеме

— Согласование и визирование

— Согласование и визирование

Заявление о переводе

на другую работу

Приказ о переводе

на другую работу

— Согласование и визирование

— Согласование и визирование

Приказ о поощрении

— Согласование и визирование

Приказ о наложении

— Согласование и визирование

— Разработка формы документа

— Тиражирование формы документа

— Внесение в реестр новых видов

Приказ об увольнении

— Согласование и визирование

по личному составу

— Внесение в реестр новых видов

— Исключение из реестра

отмененных видов документов

— Внесение в реестр новых видов

— Исключение из реестра

отмененных видов документов

книжек и вкладышей

— Внесение в реестр новых видов

— Исключение из реестра

отмененных видов документов

— Внесение в реестр новых видов

— Исключение из реестра

отмененных видов документов

— Согласование и визирование

1. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. — 3-е изд., переработ. и доп. // В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. — М.: ТК «Велби», Изд-во «Проспект», 2008.

2. Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. — М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. — 2003.

3. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. Учебно-практическое пособие. — 2-е изд., дополн. и перераб. — М.: ТК «Велби», Изд-во «ПРОГРЕСС», 2008.

кафедрой управления персоналом ГУУ

второго высшего образования

«Управление персоналом» ГУУ

Подписано в печать

Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным.

Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

© 2004-2017 HR-Portal: Сообщество HR-Менеджеров

Источники:
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ КАДРОВОГО ОРГАНА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Что включает понятие организация кадрового делопроизводство
http://www.bizneshaus.ru/delo.html
Общие вопросы организации кадрового делопроизводства
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 6 Общие вопросы организации кадрового делопроизводства
http://www.hr-portal.ru/article/obshchie-voprosy-organizacii-kadrovogo-deloproizvodstva

COMMENTS